Sistem Informasi antisipasi Perubahan

Sistem Informasi antisipasi Perubahan

Edisi 1

Doeloe hingga sekarang

 Perubahan , Doeloe / dahoeloe kala pekerjaan manusia dicatat diingatan oran lain dan dilaporkan secara lisan, kemudian jaman berubah, terjadi perubahan dan diukir pada batu tebing, kemudian tak terbilang tahun setelah itu ditulis pada lembaran kulit pohon/binatang , selanjutnya pada lembaran kertas sampai sekarang

Diera sekarang yang berubah adalah alat tulisnya.., awalnya menggunakan pinsil atau sejenisnya, kemudian mesin ketik..yang sempurna dengan 10 jari kemudian mulai digantikan dengan perangkat computer.

Kalau ada penambahan volume pekerjaan , solusinya menambah tenaga dan komputer (kata orang awam sekarang) ..

 Kini dan akan datang ….  BRIDGING SYSTEM

 Permasalahan , Kini(saat ini) dan akan datang, peristiwa atau kejadian sesuatu (permasalahan) merupakan ulangan peristiwa atau kejadian masa lalu.

Yang berbeda adalah pelaku dan atau alat yang digunakan dan atau waktu kejadiannya. Tentang waktu kejadian sebagian beranggapan bahwa itu hal yang sama karena hari ahad/minggu sampai sabtu atau jam 00 sampai 23:59:59 atau tamggal 1 Januari sampai dengan 31 Desember, berulang,  sedangkan tahun bisa berbeda yang disebabkan karena adanya penamaan tahun (misalnya masehi ), yang jelas waktu itu berputar artinya ada awal tapi tanpa ahir.

Yang sama / berulang adalah motif dan caranya peristiwa terjadi dengan kata lain

Sesuatu (permasalahan-red) yang berpotensi atau menyebabkan terjadinya peristiwa atau kejadian tidak lain mempunyai motif dan cara yang sama dan pernah terjadi. (bersambung)

Verifikasi

Verifikasi

 Suatu kendala utama sampai saat ini yang dialami oleh unit pelayanan / rumah sakit yang mempunyai kontrak kerja dengan pihak ketiga/penanggung/pemasok alat adalah ketidak samaan persepsi tentang  item (jenis pelayanan, tarif /cost atau kodasi ).

Penyebab permasalahannya adalah , mereka mempunyai aplikasi program (software) dan aturan  sendiri. Akibatnya rumah sakit mempersiapkan  segala sumber daya (Waktu, tenaga dan alat) untuk itu.

Suatu mekanisme kerja yang tidak efisien dan akhir kesemuanya itu menggangu cash flow dan atau operasional rumah sakit.

 Dengan IC Innovation , sebagai analist yang didukung berbagai disiplin ilmu dapat menjembatani penyebab permasalahan tersebut dan menjadikannya sebagai  suatu peluang dan mekanisme verifikasi data pelayanan yang ideal dalam SIRS

Laporan

Laporan

Selain tugas sebagai menejer suatu unit pelayanan, pembuatan laporan mutlak harus dibuat.

Berbagai bentuk informasi yang perlu dilaporkan, menjadikan mekanisme kerja ini perlu penanganan tersendir.

Hambatan yang mungkin terjadi adalah

• Keterlambatan pembuatan laporan (bentuk , jumlah dan periode pelaporan, serta sumber data sangat mempengaruhi ketepatan waktu)  
• Reproduksi laporan untuk jenis dan periode yang sama sering berbeda
• Pengarsipan / dokumentasi
• Pembuatan SP (Surat Pengantar) , Nomor surat/ identifikasi serta alamat tujuan Laporan
• Hal tersebut dapat menyebabkan Laporan kurang akurat.

Dengan IC_Innovation permasalahan tersebut tidak ada lagi dan menjadikan reporting sebagai Laporan yang Ideal dalam system informasi rumah sakit / SIRS.

Monitor & Evaluasi

Monitor & Evaluasi

Fase Monitor dan evaluasi semua operasional/ pelaksanaan program termasuk perencanaan mutlak diketahui secara cepat dan akurat, sehingga pengambilan keputusan juga bisa lebih tepat dan cepat.(Monev Ideal dalam system informasi rumah sakit /SIRS)

Sangat berbeda Monitirng dan evaluasi (Monev) proses bisnis  kesehatan dengan lainnya, dimana memerlukan suatu penilaian terhadap indikator khusus yang berlaku universal..misalnya adanya peningkatan ratio kunjungan terhadap penyakit tertentu..

Sebagai manajemen rumah sakit berkewajiban menginformasikan ke institusi yang berwewenang , selain mempersiapkan fasilitas akibat peningkatan indikator tersebut juga mempersiapkan contigency plan

Selain dari pada itu suatu mekanisme Monev  juga harus dilengkapi EWS (Early Worning System) yang memberikan signal terhadap indikator –indikator kinerja (Operasional/ menejerial) maupun signal terhadap KPI (Key Performance Indicator)

Kesemuanya itu , dengan IC Innovation dapat didokumentasikan , dan menjadikan unit kerja sebagai penyedia informasi yang terpercaya

Billing System

Billing System

Banyak unit pelyanan mempunyai subsistem akuntansi tersendiri , namun pada prinsipnya memudahkan para menejemen dalam pengelolaan keuangan ,transaksi/ pencatatan serta informasi yang real time, akurat dan akuntabel

(Billing System Ideal dalam system informasi rumah sakit / SIRS)

• Transaksi real time dengan menggunakan semua cara bayar misalnya Tunai (cash,cek,),kartu debet/kredit, uang muka/ panjar, pengakuan piutang dll
• Otomatisasi tercatat dalam mekanisme pembukuan
• Informasi Penerimaan termasuk dari pihak penanggung, informasi pengeluaran termasuk pembagian jasa medik per periode per subunit serta biaya jasa rumah sakit dan bahan alat kesehatan habis pakai (BAKHP)
• Termasuk Neraca rugi/laba operasional
• Dilengkapi perhitungan kewajiban/ pajak

 Kesemuanya terjembatani menjadikan suatu subsistem dalam Sistem Informasi Manajemen Keuangan yang andal

 

Medical Record

Medical Record

Catatan medik pasien (medical record) dalam Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) ideal adalah satu-satunya dokumen yang sangat diyakini kebenarannya, tidak mempunyai kadaluarsa , seperti layaknya dokumen sejarah , berbeda dengan catatan inventaris kekayaan atau keuangan yang mempunya masa retensi/ penyimpanan, autentik medical record dilindungi undang undang, sangat rahasia , tidak boleh hilang/ rusak dan tidak boleh berubah. Seseorang/ pasien seharusnya hanya mempunyai satu catatan medik di satu rumah sakit.

Untuk memenuhi tuntutan tersebut diatas , catatan medic pasien harus tersimpan aman dalam arti yang seluas-luasnya.

Pengelolaan catatan medik pasien membutuhkan suatu seni dan ilmu tersendiri, kekeliruan pengelolaan berdampak serius.

Permasalahan yang sering terjadi antara lain..    

•  Hilang dalam peminjaman
• Rusak dalam penyimpanan / penelitian
• Berubah/ lapuk dalam penyimpanan
• Tercecer sebahagian  dalam pelayanan
• Mudah diganti/ disalin bila sobek (keakurasian tdk terjamin)
• Kesulitan mencari bila dibutuhkan
• Terjadi duplikasi dalam pembuatannya

 Dengan IC Innovation dapat membantu mangatasi permasalahan tersebut. 

Registrasi

Kenapa harus dipersulit kalau bisa dilaksanakan dengan mudah.. , dinegara maju hampir semua pelayanan tidak lagi memerlukan suatu registrasi ditempat pelayanan.(Modul Registrasi system informasi rumah sakit / SIRS ideal)

Beberapa hal yang menyebabkan pelaksanaan registrasi menimbulkan permasalahan yang terkadang dapat menurunkan pencitraan :

• Ratio Pendaftar dengan tempat/loket tidak sesuai/seimbang, tempat kurang nyaman
• Waktu pencatatan lebih lama karena membutuhkan data lebih banyak
• Kelengkapan dokumen
• Identifikasi yang tidak perlu
• Pencatatan berulang , terjadi duplikasi
• Registrasi ulang untuk pelayanan lainnya
• Otorisasi
• Ketidak pastian urutan pendaftaran
• Biaya Registrasi
• Dan lain-lain aturan yang mengharuskan registrasi

Dengan IC Innovation tidak perlu memikirkan hal tersebut